KDS Vertragsmanagement

Digitale Vertragsverwaltung minimiert Risiken und vereinfacht die Prozessverantwortung


On-Premises Webanwendung

Der größte Vorteil am KDS Vertragsmanagement liegt an der Installations- und Nutzungsweise. Alle Daten verbleiben sicher auf Ihrem Server. Sie selbst entscheiden ob die Anwendung ausschließlich im lokalen Netzwerk oder online zum Einsatz kommt. Dabei können Sie die Software mit PC, Notebook, Tablet oder Smartphone in vollem Umfang nutzen.

Vertragscontrolling

Verträge aller Art werden lückenlos erfasst und bereichsübergreifend übersichtlich verwaltet

Fristenverwaltung

Automatische E-Mails und der Fristenkalender sichern einen rechtzeitigen Handlungsspielraum

Finanzanalyse

Individuelle Finanzauswertungen ermöglichen optimale Liquiditäts-planung und Risikobewertung

Dokumentenmanagement

Alle relevanten Dokumente finden Ihren geordneten Platz und sind schnell und einfach auffindbar

Darum KDS Vertragsmanagement

Wo liegt der echte Vertrag? Welche Bereiche und Standorte sind betroffen? Welche Fristen sind einzuhalten? Wann kann gekündigt werden? Welche Kosten entstehen? Wie hoch ist das Ausfallrisiko? Wer ist eigentlich dafür zuständig?

Diese Software unterstützt Sie darin, sämtliche Vertragsvereinbarungen über Bereiche und Standorte hinweg zu verwalten, überwachen und zugänglich zu machen. In allen Varianten dieser Software erhalten Sie den uneingeschränkten Funktionsumfang. Ein integrierter und intuitiv zu bedienender Editor ermöglicht zudem das selbstständige Erweitern der Verträge um zusätzliche Informations- und Funktionsfelder.

Für alle 
Unternehmen

Unabhängig von der Branche oder der Größe eines Unternehmens profitieren alle von den Vorteilen einer digitalen Vertragsverwaltung. Sie benötigen lediglich einen Zugang zu der bei Ihnen installierten Software und einen Webbrowser. Die Installation oder Akualisierung von Software auf Clients ist somit nicht notwendig. Um die Aktualisierung der serverseitigen Software kümmern wir uns.

Selbstständige

Jederzeit und von überall aus Zugriff auf wichtige Kundenverträge, Termine und Unterlagen erhalten

Startups

Behalten Sie von Beginn an den Überblick über alle Finanzen, Fristen und Verbindlichkeiten

Mittelstandsunternehmen

Die Zentralisierung der Dokumente vereinfacht das Wiederfinden aller relevanten Vertragsunterlagen

Behörden & Ämter

Optimierte Vertragskonditionen und minimiertes Ausfallrisiko durch detaillierte Finanzauswertungen

Unsere Funktionen - Ihre Möglichkeiten

In allen Varianten des steht Ihnen der vollständige Funktionsumfang und somit das gesamte Potential der Software zur Verfügung

Allgemeine Vorteile

• Intuitiv und nutzerfreundlich
• Abbildung eigener Unternehmensstruktur
• Integrierter Editor zur Funktionserweiterung
• Multi-Mandantenfähigkeit
• Systemweite Zugriffskontrolle
• Geräte-/ Plattformunabhängig
• Minimale Systemvoraussetzungen

Vertragsdaten

• Freie Definition aller nötigen Vertragsarten
• Zielsichere Suche durch eigene Filter
• Schnelle Erfassung aller Vertragsinhalte
• Individuelle Vertragserweiterungen
• Reporting der gesamten Vertragsinhalte
• Alle Vertragsarten individuell abbildbar
• Kein Verzicht auf wichtige Informationen

Fristen & Aufgaben

• Automatische Erinnerungsfunktion
• Anbindung an Email, Outlook & Co.
• Übersichtlicher Fristenkalender
• Listen- und Kalenderansicht
• Teambasierende Nutzung möglich
• Individuelle Wartungszyklen hinterlegbar
• Schnelle Reaktion auf Termine & Fristen

Einnahmen & Ausgaben

• Detailliertes Finanz-Controlling
• Integriertes Währungssystem
• Einnahmen / Ausgabenerfassung
• Bereichsbezogene Durchschnittskosten
• Umfangreiche Exportfunktionen
• Erweiterbare Filterfunktionen

Zugehörige Dokumente

• Integriertes Dokumenten-Management
• Kategorisierung durch farbige Label
• Durchsuchbare Dokumentenbeschreibung
• Manuelle Begrenzung von Dateityp & -größe
• Plattformunabhängiger Up- und Download
• Zentralisierung aller Dokumente & Dateien

Sicherheit & Datenschutz

• Installation auf Ihrem Server "On-Premises"
• Alle Daten verbleiben im Unternehmen
• Per SSL / VPN sicher online anbinden
• Integrierte Backup-Funktion
• Rechtevergabe auf Nutzerebene
• Aktivitätslogbuch

Alle Vertragsbestandteile in einer Softwarelösung

1

Verträge

Erfassen Sie Verträge aller Art und verwalten Sie diese bereichs- und abteilungsübergreifend

Finden Sie schnell die gewünschten Verträge durch zusätzlich definierbare Suchfilter

Erweitern Sie die Software selbstständig mit frei definierbaren Informations- und Funktionsfeldern

2

Fristen

Verwalten Sie alle anstehenden Fristen und Aufgaben, um rechtzeitig handlungsfähig zu sein

Erinnern Sie sich und betroffene Personen automatisch per E-Mail oder Outlook-Anbindung

Übernehmen Sie Aufgaben beteiligter Mitarbeiter um nichts ungesehen verstreichen zu lassen

3

Finanzen

Erfahren Sie mit wenigen Klicks die Höhe der Einnahmen und -ausgaben individueller Zeiträume

Erweiterbare Suchfilter ermöglichen eigene Finanzauswertungen nach Ihren Anforderungen

Exportieren Sie Ergebnisse zur Bearbeitung in Excel oder drucken Sie alles übersichtlich aus

4

Dokumente

Hinterlegen Sie jedem Vertrag schnell und einfach alle wichtigen Dokumente und Daten

Sortieren Sie Ihre Dokumente chronologisch oder nach definierbaren und farbigen Labels

Suchen Sie mit dem inkrementellen Suchfilter zeitgleich Dokumentenart, -namen und -beschreibung

Sicheres testen in Ihrer persönlichen Demo-Instanz

Sie möchten die Software auf Ihre persönlichen Anforderungen prüfen? Kein Problem! Wir setzen Ihnen gern eine persönliche Demo-Instanz auf.
Testen Sie kostenfrei und unverbindlich für 30 Tage den vollen Funktionsumfang. 

Vorteile im Detail

Ein kostenfreier Stammdatenimport erleichtert die Einführung des KDS Vertragsmanagements gleich zu Beginn. Anschließend können Verträge mit wenigen Klicks im System angelegt werden. Eine intelligente Hilfe zeigt Ihnen sofort die passenden Informationen zu Ihrer Position in der Software. Durch die individuelle Festlegung von Vertragstrukturen brauchen Sie sich nicht dem KDS Vertragsmanagement anpassen - es passt sich Ihrem Unternehmen an. Eigene Felder bilden zusätzlich all die Informationen, welche in üblichen Vertragsverwaltungen nicht abbildbar wären - für Sie aber entscheidend sein können, nutzbar und filterbar ab.

Vertragsverwaltung

Sie können für einen Vertrag beliebig viele Fristen, Aufgaben und Termine in der Datenbank hinterlegen. Unternehmensinterne oder externe Personen erhalten Erinnerungen automatisch per E-Mail. Jeder Verantwortliche kann seine Fristen im Fristenkalender schnell überblicken und kontrolliert abarbeiten. Ebenso sieht man auf einen Blick wann Wartungen anstehen oder Garantien ablaufen. Aufgaben können an andere Personen delegiert oder bspw. im Krankheitsfall übernommen werden. Auch eine Anbindung an Outlook & Co. ist möglich.

Fristenverwaltung

Filterbare Finanzauswertungen ermöglichen eine optimale Liquiditätsplanung und Risikobewertung. Unnötige finanzielle Mehraufwendungen können nur dann vermieden werden, wenn sie schnell ausgemacht werden. Senken Sie Ihre Einkaufskosten durch Neuverhandlung bestehender Vertragskonditionen. Das senkt den Verwaltungsaufwand und spart bares Geld. Alle Auswertungen können an Excel übergeben und weiterbearbeitet werden. Für alle Verträge können Sie beliebig viele einmalige oder zyklische Kosten und Einnahmen hinterlegen. Rechnungen können Sie vollständig oder aufgesplittet Kostenstellen zuweisen, die zu den betroffene Bereichen oder Standorten gehören. Ferner können Sie eine Auswertung jährlicher Betriebskosten und -einnahmen für Ihre Bereiche erstellen.

Finanzübersicht

Vergessen Sie unnötiges Herumlaufen und -fragen auf der Suche nach Vertragsunterlagen. Jedem Vertrag können alle relevanten Dokumente und Dateien zentral hinterlegt werden. Noch einfacher sind sie auffindbar über die durchsuchbare Dokumentenbeschreibung und sortierbare farbige Dokumentenlabel. Zur Sicherheit kann geregelt werden, welche Dateiarten und -größen zugelassen sind. Auch ein mobiler Up- und Download unter iOS und Android ist möglich.

Dokumentenmanagement

Die justierbare Rechtevergabe regelt die systemweiten Zugriffs- und Bearbeitungsmöglichkeiten pro Nutzer und Vertragsbestandteil. Diese können außerdem bereichs- und abteilungsübergreifenden Zugriff auf Verträge erhalten. Zudem kann die Einsicht auf Teilbereiche eines Vertrages eingeschränkt werden. So kann beispielsweise ein Nutzer ausschließlich allgemeine Vertragsdaten und Fristen einsehen, jedoch keinerlei finanzielle Angaben oder hinterlegte Dokumente. Ein Mitarbeiter verlässt Ihr Unternehmen? Kein Problem! Über geben Sie die bisherige Zuständigkeit betroffener Verträge und Fristen an einen neuen Mitarbeiter oder teilen Sie diese bestehenden Mitarbeiter zu.

Zugriffskontrolle

technisches FAQ

Was sind die minimalen Systemvoraussetzungen?

• Installation auf einem PC oder NAS
• Microsoft Windows (ab XP) oder Linux (Debian, Ubuntu, ..)
• 1 CPU-Kern (min. 1 GHz)
• 1 GB Arbeitsspeicher
• 10 GB Speicherplatz
• Webbrowser zu Nutzung der Software

Was sind die optimalen Systemvoraussetzungen

Wie erfolgt die Installation der Software?

Wie erfolgt die Aktualisierung der Software?

Wie kann ich diese Software einsetzen

COLLAPSIBLE GROUP ITEM #6

Preise der - Softwarelizenzen

Varianten des KDS Vertragsmanagements

Basic

990,- einmaliger Kaufpreis
  • 1 Nutzer
  • unbegrenzte Verträge
  • unbegrenzte Dokumente
  • unbegrenzte Finanzangaben
  • unbegrenzte Fristenerstellung
  • funktionserweiternder Baukasten
  • vollständiger Funktionsumfang
  • optionaler Wartungsvertrag

Team

meistgekaufte Variante
2.490,- einmaliger Kaufpreis
  • 5 Nutzer
  • unbegrenzte Verträge
  • unbegrenzte Dokumente
  • unbegrenzte Finanzangaben
  • unbegrenzte Fristenerstellung
  • funktionserweiternder Baukasten
  • vollständiger Funktionsumfang
  • optionaler Wartungsvertrag

Unlimited

3.990,- einmaliger Kaufpreis
  • unbegrenzte Nutzer
  • unbegrenzte Verträge
  • unbegrenzte Dokumente
  • unbegrenzte Finanzangaben
  • unbegrenzte Fristenerstellung
  • funktionserweiternder Baukasten
  • vollständiger Funktionsumfang
  • optionaler Wartungsvertrag

Alle Preise verstehen sich zzgl. der gesetzlichen MwSt. i.H.v. 19%.

Zukunftssicher

Alle Varianten des KDS Vertragsmanagements warten mit dem vollständigen Funktionsumfang auf. Sie benötigen mehr Nutzer für Ihre Instanz? Ein Upgrade auf eine größere Lizenz ist jederzeit problemlos möglich. Sie zahlen lediglich die Differenz zur gewünschten größeren Variante.

Flexibel

Wir legen hohen Wert auf Ihre Anforderungen. Daher integrieren wir die Software individuell in Ihre IT-Infrastruktur. Alle Daten unterliegen Ihren eigenen Sicherheitsvorgaben. Die Installationsumgebung flexibel wählbar. Ob Windows, Linux, nativ oder virtuelle Maschinen - Sie entscheiden.

Unabhängig

Einzige Voraussetzung zur Nutzung der Software ist ein Webbrowser.  Aktiv unterstützt werden der Microsoft Internet Explorer, Microsoft Edge, Google Chrome, Firefox, Opera, Vivaldi und Safari. Es sind keinerlei Plugins oder Browser-seitige Erweiterungen notwendig.

Updates & Support

Softwareaktualisierung

Die permanente Weiterentwicklung sichert den Erfolg dieser Software. Kunden mit einem aktiven Wartungsvertrag erhalten daher alle Updates, wie auch versionsübergreifende Upgrades durch eine jährliche pauschale Gebühr. Die besten Funktionen basieren auf den Bedürfnissen unserer Kunden. Wir nehmen ihr Feedback ernst um ihnen eine optimale Nutzung zu ermöglichen.

Programmunterstützung

Jeder fängt einmal von Null an. Wir stehen Ihnen dabei von Beginn an zur Seite. Sei es der Import vorhandener Daten oder eine Beratung zur individuellen Anpassung und Nutzung. Alle Kunden mit einem aktiven Wartungsvertrag erhalten umfangreiche Unterstützung per E-Mail, Telefon, Fax und Fernwartung. Wir tun was wir können, für eine reibungslose Integration und Nutzung der Software.

Adresse

Vollbrachtstr. 17,
99086 Erfurt (DE)

Sie haben Fragen?

Dann senden Sie uns Ihr Anliegen. Wir freuen uns auf Sie!

Unternehmen

Kirchhoff Datensysteme Services
Gmbh & Co. KG


Adresse: Vollbrachtstr. 17, 99086 Erfurt

Telefon:  +49 (0) 361 6646 145

E-Mail:     vertrieb@kds-websuite.de

Impressum | Datenschutz

Fernwartung

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Portfolio

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Software für Gemeinschaftsverpflegung

SOFTWAREENTWICKLUNG
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